オンラインミーティングの進め方のコツと注意点。失敗できないZoom会議の前にチェック！

Zoomなどのオンラインミーティングに一度参加すれば、なんとなく要領が理解できるとは思いますが、「ただオンラインの会議に参加できる」だけではなく、主催者として上手く開催する自信はあるでしょうか。

良き社会人として、うまく会議を回す能力は必須。リアルだろうがオンラインだろうが、円滑な会議進行のため、きちんと準備は必要です。

オンラインミーティングのコツや注意点に注目

まだまだ少ない経験ですが、オンラインミーティング利用を通じて、これはやっておいた方がよいと思えるコツ、気を付けた方がよい注意点をまとめてみました。
不運にも会議の主催者・実務者となってしまったWEB会議初心者様の参考になれば幸いです。

オンラインミーティングを成功させる９つのポイント

ルーム開設は余裕をもって行い、参加者が早めに入室できるようにする

一つ目は、オンラインミーティングの部屋作りについてです。
主催者は会議ルームを直前に作るべきではありません。部屋がないと参加者は接続できず、会議直前までパソコンの前に張り付いて待つこととなります。余裕をもって開設してあげることで、参加者は１５分～５分前に指定のID・パスワード等からルームに入室し待機することができ、直前まで資料確認やトイレを済ませ、万全の状態でミーティングに参加してもらえることになります。
なお、ルーム開設は何分前がベストというものはありませんが、早ければ早いほど良いと思います。早すぎて困る参加者はいないでしょうから。

また、ルームに入室した参加者は少なくともマイクをオフにしてもらうように事前にお願いしておくことが、他の参加者への気遣いになります。

参加者の名前はしっかり表示してもらうように依頼する

オンラインミーティングでは参加者の名前を自由に設定可能であり、人によっては「太郎」「Ken･Tokyo」とか、「誰だよお前」となる表示にしています。

内輪のミーティングの場では問題ないでしょうが、初めて参加する社外の人がいる場合、リアルの会議ではまず名刺交換から始まり、顔と名前を一致させますよね。オンライン会議では名刺交換もできないため、はっきりと自身の所属や名称を明示してもらう必要があります。

事前の案内メールには、表示する名前の統一化を目的に、例えば「表示名につきましては、会社・所属・苗字が分かるよう事前の設定をお願いいたします。」などのように依頼しておくことが良いでしょう。

資料は事前に配布しておく

こちらも事前案内時に済ませておくことです。資料を画面共有で映そうとした際に、映らなかったり、遅延したりする事象はオンラインミーティングのあるあるです。

事前に資料を配布しておくことで、万が一資料をWEB上で共有できなくても、手元の資料またはメール添付資料に目を通してもらえます。また、事前に読んでもらえれば、活発な意見交換ができるようになります。

参加不能者を待たずに開始する

若い人を除き、私たちおじさん世代はだいたい10人に1人くらいはトラブルで接続が遅れます。
気持ちとしては待ってあげたいのですが、リアル会議の場において、遅刻してくる人を待ち続けるケースはほぼないかと思います。なぜならすでに集まっている人たちを待たせたくないから。
オンラインでも同じです。近くにいないので不思議と待たせても大丈夫そうに感じてしまうのですが、時間通りに参加している皆さんをお待たせしていることに変わりはありません。遅れた人は置いておき、時間通りに開始することがベターです。（クライアントやお偉いさんを除く）

重要な会議はバックアップPCを準備する

PCの調子に起因して、主催者のマイクやカメラが機能しないなんてことも稀に発生します。重要な会議の場において、そのようなミスは避けたいものです。

このような場合に備え、もう一台のPCを参加者として待機させておくことで、すぐさまPCを変え、音声・映像をつなぐことができます。

挙手機能を活用する

オンラインミーティングでは、参加者のリアクションが確認しにくく、参加者の合意がとれているかの確認がリアル会議と比べ難しくなっています。
そのような場合、挙手機能を活用してみます。「同意される方は右上の挙手ボタンを押してください」と案内すれば、だいたい押してくれます。会議の議論がまとまったと自他ともに認められるよう、画面上に映し出す演出も時には必要です。

発言者以外はマイクオフを徹底

オンラインミーティング上でマイクの切り忘れによる雑音・ハウリングはよくある話。参加者は「主催者よ、もっと注意しろ」と思っています。

冒頭でマイクオフの依頼を行うことはもちろんのこと、ゲストの話し中でも迷惑な雑音が入る場合には、主催者として呼びかける必要があります。もしスピーカーの話を遮るのがはばかられるのであれば、全体へのチャット機能を使用し「マイクオンの方がいますので、オフに設定をお願いします」など呼びかけるといいでしょう。円滑な運営に努めているアピールにもなりますね。

欠席者や接続不良の人のために録画配信を

議題などによりケースバイケースですが、可能であればミーティングを録画しておくことをおすすめします。事後に録画配信をすることで、欠席者はもちろんのこと、参加各社の議事録作成ににも役に立ちます。

ただし、プライバシーの問題もありますので、事前案内時に録画することを知らせておく、会議開始時に録画することを伝える。配信はオープンなものにしない（限定公開など）など、注意する必要があります。

電波が弱々しい参加者にはカメラのオフを勧めてみる

これは効果があるのか未検証ですが、画像がカクカクしていたり、音声が飛び飛びの参加者がいましたら、カメラオフにすることで、音声だけは届きやすくなる可能性があります。
最悪のケース、双方の通信が音声だけになっても、事前に配布した資料がありますので、議事は進行可能です。

オンラインミーティングのスムーズな進め方をマスターしよう

いかがでしょうか。
オンラインであっても、リアル会議と同様に事前の準備と参加者への心配りが必要であることにお気づきいただければ幸いです。

以下、まとめます。

以上。
オンラインミーティングを楽しんでください。